A cégek relatív szabad kezet kapnak a visszaélés-bejelentési rendszer működtetésében, a jogszabály ugyanis ezzel kapcsolatban azt a minimumszabályt rögzíti, hogy a bejelentő választhat, hogy szóban vagy írásban szeretne bejelentést tenni. Ez praktikusan azt jelenti, hogy a cégek szabadon dönthetik el, hogy személyes bejelentésre adnak lehetőséget, telefonos forródrótot, panaszdobozt, erre dedikált e-mailcsatornát, online platformot vagy külön erre fejlesztett appot használnak, illetve ezek vegyes kombinációját. Szakmai körökben van olyan értelmezés is, amely szerint ezek nem vagylagosak, hanem is-is kötelezettségek, tehát egy szóbeli és egy írásbeli megoldásnak minimum lennie kell – ismertette dr. Suller Noémi, a Schönherr Hetényi Ügyvédi Iroda munkatársa. 

Mivel a bejelentő választhat, hogy névvel vagy név nélkül tesz bejelentést, a biztonságérzete miatt érdemes olyan felületet kialakítani, ahol lehetősége nyílik az anonim bejelentésre. A visszaélés-bejelentési rendszert, illetve azok egyes csatornáit üzemeltetheti maga a cég, de arra is van lehetőség, hogy ezeket a cég kiszervezze külső szolgáltatónak vagy például bejelentővédelmi ügyvédnek.

A munkavállalóknak is tisztában kell lenniük a szabályokkal

A jogszabály értelmében a cégeknek világos és átlátható információt kell nyújtaniuk arról, hogy pontosan kik, miről, hol tudnak bejelentést tenni, mi a bejelentés folyamata. A cégeknek érdemes egy külön szabályzatot készíteniük és szokásos módon közzétenni úgy, hogy minden munkavállaló hozzáférhessen. 

Kulcsfontosságú elem a bejelentők védelme. A védelem maximális szintjét jelenti, amikor a bejelentés anonimizálásra kerül. Az is erősíti ezt a védelmet, hogy

a jogalkotó döntése szerint a visszaélés-bejelentés miatti hátrányos intézkedés megtétele, vagy a visszaélés-bejelentés akadályozása, illetve akadályozásának megkísérlése szabálysértésnek minősül.

Miután beérkezik egy bejelentés, a rendszer működtetőjének a beérkezés visszaigazolásában tájékoztatnia kell a bejelentőt arról, hogy miképp védik a személyes adatait. Ezek az adatok egyébként szűk körben, csak a bejelentés kivizsgálása és orvoslása céljából kezelhetők (minden mást törölni kell), és kizárólag a kivizsgálásában résztvevő bejelentővédelmi ügyvédnek, illetve külső cégnek lehet továbbítani őket. Éppen ezért a bejelentési rendszert eleve úgy kell kialakítani, hogy a bejelentők személyes adatainak védelme megvalósuljon.

A bejelentés kivizsgálása

Egy-egy bejelentést követően a visszaélés-bejelentő rendszer üzemeltetőjénél két határidő is elindul:

  • egy rövid, hétnapos határidő arra, hogy a bejelentő kapjon egy megerősítést arról, hogy a bejelentését a cég megkapta. Ez az írásban tett bejelentésekre vonatkozik, hiszen a szóban tett bejelentésnél ez értelemszerű.
  • A másik határidő a bejelentés érdemi kivizsgálására vonatkozik, ahol a cégeknek főszabály szerint harminc napjuk van erre. A vizsgálat maga interjúztatást, adatbegyűjtést és adatelemzést jelent. Tényfeltáró vagy konfrontatív interjút általában az érintettekkel, az esetlegesen információval rendelkező személyekkel, illetve magával a bejelentővel érdemes lefolytatni. Ha bejelentő anonim volt, akkor az esetleges tisztázó kérdéseket is úgy és olyan módon kell feltenni, hogy a bejelentő biztonságérzete ne sérüljön – tette hozzá dr. Bognár Alexandra, a Schönherr Hetényi Ügyvédi Iroda munkatársa. 

Ez a szakasz alapos munkát igényel, hiszen egy esetleges későbbi eljárás, például feljelentés vagy munkajogi per esetén az összegyűjtött adatoknak később bizonyítékként is meg kell állniuk.

A vizsgálat lezárta után a cégnek tájékoztatni kell a bejelentőt

Egy-egy érdemi vizsgálatnak alapvetően kétféle végkimenetele lehet: a bejelentés alaptalan (azaz nem történt semmilyen visszaélés) vagy alapos volt, akár részben. Bármelyik variáció is legyen, a cégnek kötelessége a bejelentőt tájékoztatni arról, hogy a vizsgálatot lezárták és hogy az alapján sor kerül-e bármilyen további intézkedésre.

Ha a vizsgálat nem tár fel visszaélést, akkor a cégnek a bejelentő tájékoztatásán túl nincs egyéb lényeges feladata. Ha a vizsgálat visszaélést tár fel, akkor a cégnek döntenie kell a következményekről, azaz arról, hogy milyen intézkedéseket tesz.

Ezen intézkedések lehetnek munkajogi természetűek, például a vizsgálat középpontjában lévő munkavállaló munkavégzését felfüggesztheti a cég, később fegyelmi eljárást indíthat, de vezethet ez a munkaviszony megszüntetéséhez is. Emellett, ha munkajogi visszaéléseken túl például bűncselekmény elkövetésének gyanúja merül fel, a cégnek rendőrségi feljelentést kell tennie.

A visszaélésbejelentő rendszer felállítása és működtetése gondos körültekintést igényel, amely során adatvédelmi, munkajogi és büntetőjogi kérdések is felmerülhetnek a cégnél.