Jelenleg meglehetősen bonyolult időigényes és költséges bürokratikus akadályok tornyosulnak az uniós állampolgárok illetve cégek előtt, akik valamilyen okból más uniós tagállamban vagy tagállamokban szeretnének boldogulni, tevékenykedni - mutatott rá Reding a bizottsági javaslat ismertetésekor brüsszeli sajtótájékoztatóján. Egy 2010. októberi Eurobarométer felmérés szerint az európaiak 73 százaléka vélte úgy, hogy lépéseket kellene tenni a közokiratok uniós országok közti áramlásának megkönnyítése érdekében.
Reding a bürokratikus akadályok illusztrálásakor példaként egyrészt azt említette, hogy egy másik tagállamba költöző polgároknak sok időt és pénzt kell fordítaniuk annak igazolására, hogy a származási országuk által kiállított közokirataik (például születési vagy házassági anyakönyvi kivonataik) valódiak. Ide tartozik az úgynevezett Apostille tanúsítvány, amely az okirat illetve az azt aláíró tisztviselők aláírásának eredetiségét, valódiságát hivatottak igazolni. Hasonló a bürokratikus akadályokba ütközhetnek az EU egységes piacán, több uniós tagállamban tevékenykedő vállalkozások is, amelyeknek gyakran kell például hitelesített közokiratokat bemutatniuk jogállásuk bizonyítására.
Az Európai Bizottság a javaslatot tett az úgynevezett Apostille tanúsítvány, valamint számos olyan további átláthatatlan adminisztratív követelmény eltörlésére, amelyek a más tagállamban élő és dolgozó emberek számára előírják a közokiratok hitelesítését. Reding szerint ugyanis, ahogy az EU-n belül egymás bírósági határozataiban megbízunk, ugyanígy meg kellene bízni egy születési anyakönyvi kivonatokat kiállító tagállami nyilvántartó hivatalban is, anélkül, hogy az adott ország külügyminisztériumának, igazságügyi minisztériumának vagy egyéb hatóságainak kezeskedniük kellene ezek felől.
A bizottság közleménye szerint az új szabályok a következők révén fogják egyszerűsíteni az alakiságot:
- a "felülhitelesítés" és az "Apostille" alakiságainak eltörlése;
- a hiteles másolat eredeti közokirattal együttes bemutatására vonatkozó kötelezettség eltörlése, és ehelyett nem hiteles másolatok bemutatásának engedélyezése az eredeti közokiratokkal együtt;
- a más tagállam hatóságai által kiállított közokiratokról készített nem hiteles fordítások elfogadásának biztosítása;
- választható többnyelvű uniós formanyomtatványok meghatározása;
- a tagállamok közötti igazgatási együttműködés javítása a csalás elleni küzdelem támogatása érdekében.
A bizottság most elfogadott javaslata értelmében a polgároknak és a vállalkozásoknak nem kellene többé a hivatalos okiratok költséges "felülhitelesített" változatait vagy "hiteles" fordításait bemutatni például akkor, ha házat vagy társaságot vetetnének nyilvántartásba, házasságot kötnek vagy tartózkodási igazolványt igényelnek.
Tizenkét kategóriában automatikus mentesség
A bizottsági javaslat értelmében a közokiratoknak 12 kategóriája automatikusan mentesülne az olyan alakiságok alól, mint az "Apostille" és a "felülhitelesítés, amelyeket jelenleg évente mintegy 1,4 millió dokumentum vonatkozásában írnak elő az EU-n belül - jegyzi meg a bizottság közleménye, amely hozzáteszi: e követelmények eltörlése akár 330 millió euró megtakarítást jelenthet az uniós polgárok és vállalkozások számára, az időveszteség és kényelmetlenség elkerüléséről nem is beszélve.
Az új szabályok nem befolyásolják a szóban forgó dokumentumok tartalmának vagy hatályának elismerését, azok csak a közokirat valódiságának - például az aláírás valódiságának és az aláíró köztisztviselő eljárási minőségének - igazolását fogják segíteni. Ezt a tagállamoknak kölcsönösen el kell fogadniuk, minden további hitelesítési követelmény nélkül - hangsúlyozza az Európai Bizottság az erről szóló közleményében.
Többnyelvű közokiratok
Az EU végrehajtó testülete emellett további egyszerűsítő intézkedést is javasol, például az EU valamennyi hivatalos nyelvén elérhető, választható többnyelvű formanyomtatványokat, amelyeket a polgárok és a vállalkozások igényelhetnének a születéssel, halállal, házassággal, bejegyzett élettársi kapcsolattal, valamint társaságok vagy egyéb vállalkozások jogállásával és képviseletével kapcsolatos tagállami közokiratok helyett, velük azonos feltételek mellett. Ez a bizottság szerint különösen a fordítási költségek terén eredményezhetne megtakarításokat.
Reding a sajtótájékoztatón kiemelte: a javaslat a csalás elleni biztosítékokról is rendelkezik. Ha egy nemzeti hatóságnak megalapozott kétségei vannak egy konkrét dokumentummal kapcsolatban, a tagállamoknak lehetőségük lesz arra, hogy a dokumentum valódiságát - a meglévő belsőpiaci információs rendszer (IMI) segítségével - ellenőrizzék a kiállító hatóságoknál.