Új kötelezettséget kapott rengeteg magyarországi szervezet, hiszen augusztus 30-áig regisztrálniuk kell magukat a cégkapu rendszerbe. Ezt az állam az ügyfélkapu mintájára hozta létre, azzal különbséggel, hogy az új rendszerben a magánszemélyek helyett a cégek ügyeinek intézésére lesz alkalmas.

És hogy kik az érintettek? Nagyjából minden jogi személy: a kft.-k, bt.-k, nyrt-k., zrt.-k mellett a szövetkezetek, állami vállalatok, végrehajtói, közjegyzői, ügyvédi irodák, alapítványok, társulatok és a külföldi vállalatok fióktelepe is. Érdekesség, hogy az egyéni vállalkozók, illetve az egyéni ügyvédek továbbra is az ügyfélkaput használhatják, míg a szabadalmi ügyvivők maguk dönthetnek, hogy igénybe akarják-e venni a cégkapu szolgáltatást.

Kapcsolódó

A regisztráltak tulajdonképpen egy 300 MB-os ingyenes tárhelyet kapnak, amivel ki lehet váltani a postai szolgáltatásokat, hiszen ezentúl innen fogják tudni elektronikus úton végezni a hivatalos levelezést az állami hivatalokkal. Ilyenek lehetnek az államigazgatási szervek, például a NAV, a helyi önkormányzatok, a bíróságok, az ügyészség, a közjegyzők, a bírósági végrehajtók, a köztestületek, a közüzemi szolgáltatók. Bár a cégkapu létrehozása és későbbi használata rövidtávon plusz terhet jelent, hiszen egy új folyamatot kell elsajátítani, ám ennek köszönhetően a remények szerint jelentősen egyszerűsödik majd az ügyintézés, a hivatalos dokumentumok pedig ellenőrizhetően követhetőek lesznek. Az ígéretek szerint az elektronikusan intézhető ügycsoportok és ezzel összefüggésben az online űrlapok köre folyamatosan fog bővülni.

Amit meg kell tenni

Nem meglepő módon először regisztrálni kell a cégkapun és fontos kiemelni azt is, hogy egy szervezet csak egy cégkapu regisztrációval rendelkezhet. Ezt kétféleképpen lehet megtenni: egyrészt elvégezheti a cég képviselője, az, akinek önálló aláírási joga van, illetve egy meghatalmazott is. Nem mindegy ki teszi, hiszen amíg az ügyvezetőnek ez nagyjából 5-10 perces munka, addig más esetekben a regisztráció akár jóval több időt is igénybe vehet, hiszen több plusz dokumentumot (például a gazdálkodó szervezet nyilvántartásban való szereplését igazoló okiratot, képviseleti jogot igazoló okiratot) is fel kell tölteni. Ezzel pedig nemcsak az időigény nő, hanem a hibázás lehetősége is, amit később pótolni kell. Érdemes tehát a cégvezetőnek rászánnia azt a néhány percet és magának regisztrálnia.

Hol és hogyan?

A Cégkapu-regisztráció az alábbi oldalon teljesíthető: https://tarhely.gov.hu/ckp-regisztracio/kaulogin.html. Az oldalon a "Súgó és használati feltételek" linkre kattintva a regisztrációról részletesebb információk, valamint gyakorlati segítség is elérhető.

Amennyiben mégsem tenné, úgy a regisztrálónak ügyfélkapu hozzáférésre van szüksége, illetve büntetőjogi felelősség tudatában kell nyilatkoznia arról, hogy a csatolmányok valósak. Ennek célja többek közt az, hogy áthidalják azt a problémát, hogy egy külföldi magánszemélynek - például egy leányvállalat esetében - nincs magyar ügyfélkapuja. Fontos kiemelni, hogy a menürendszer ma még csak magyar nyelven érhető el, ám talán ez is változni fog a jövőben, ám erről egyelőre nincsenek bővebb információk.

A regisztráció menete:

  • kiválasztja a regisztrálandó cég formáját,
  • megadja a cég adószámát
  • megadja a cégkapumegbízott e-mail címét, ő lesz jogosult majd az ügyintézők felvételére, törlésére, jogosultságaik beállítására
  • a háttérben a rendszer ellenőrzi az adatokat a közhiteles nyilvántartásokban
  • elmenti az adatokat, majd elektronikusan hitelesített visszaigazolást küld pdf-ben, amit le lehet tölteni.

A regisztrációhoz az egyszerűbb ügyintézés miatt érdemes egy külön e-mail címet létrehozni, de arra is figyelni kell, hogy a cégkapunál különböző szerepkörök vannak, amit már a regisztrációnál meg kell adni. Van egyrészt maga cégképviselő, aki elvégzi a regisztrációt, ő képviseletre jogosult, neki a szerepköre akár ki is merülhet ebben. Ezen felül ki kell választani egy személyt, aki kezeli magát a cégkaput és az azzal összefüggő jogosultságokat, ő a cégkapumegbízott - ez lesz tulajdonképpen a legfontosabb operatív szerepkör, ezért érdemes körültekintően kiválasztani a megfelelő személyt. Emellett megnevezendők még azon személyek, akik cégkapus ügyintézőként tudnak majd a jövőben dokumentumokat küldeni, fogadni. Ez utóbbi persze főleg a nagyobb cégeknél lesz érdekes, ahol számos területet érinteni fog az új cégkapus ügyintézés.

Magával a regisztrációval tulajdonképpen teljesítjük is az aktuális jogszabályi kötelezettségünket és egyelőre nincs is további teendő.

Határidők és büntetések

A regisztrációt augusztus 30-áig kell elvégezni, ám az idei év végéig, azaz december 31-ig nincs semmilyen következménye annak, ha valaki nem ezt elmulasztja. Utána azonban már bírsággal kell számolniuk a feledékenyeknek, akik ezen felül lemaradhatnak a saját ügyeik intézéséről, másrészt törvényességi felügyeleti eljárást (pénzbírságot, esetleg törlést) vagy hatósági ellenőrzést fognak velük szemben kezdeményezni. A jövőben létrehozandó gazdálkodó szervezeteknek pedig az alapítástól vagy nyilvántartásba vételüktől számítva 8 napjuk lesz arra, hogy bejelentkezzenek a cégkapu rendszerébe.

Fontos tudnivaló, hogy maga a levelezés csak idén december elsejétől indul el, és a fentieknek megfelelően január elsejétől lesz kötelező használni.

A cikk megírásához az RSM Blog, a LeitnerLeitner és a DLA Piper blog kapcsolódó anyagait használtuk fel.