A mostani szabályok szerint általánosságban minden, 250 főnél több foglalkoztatottal rendelkező és bizonyos, a pénzmosási jogszabályok alá eső cégeknél már fel kellett állítani a visszaélés-bejelentési rendszert a nyáron. Itt tehát nem lesz változás.
Ami változik, hogy december 17-től már a 50-249 főt foglalkoztató cégeknél is kötelező lesz a visszaélés-bejelentési rendszer – emelték ki a Schönherr Hetényi Ügyvédi Iroda szakértői.
Bognár Alexandra, az Economx megkeresésére elmondta: a törvény ugyan nem mondja ki, hogy a cégeknek pontosan hányféle bejelentési csatornát kell kiépíteniük, de talán praktikusabbnak tűnik, ha a cégek nem csupán egy csatornát tesznek elérhetővé a bejelentők számára.
A cégek ebben relatív szabad kezet kapnak, a jogszabály ugyanis ezzel kapcsolatban azt a minimumszabályt rögzíti, hogy a bejelentő választhat, hogy szóban, vagy írásban szeretne bejelentést tenni – hangsúlyozta Suller Noémi.
Ez praktikusan azt jelenti, hogy a cégek szabadon dönthetik el, hogy személyes bejelentésre adnak lehetőséget, telefonos forródrótot, panaszdobozt, erre dedikált e-mailcsatornát, online platformot, vagy külön erre fejlesztett appot használnak, illetve ezek vegyes kombinációját.
Szakmai körökben van olyan értelmezés is, amely szerint ezek nem vagylagosak, hanem is-is kötelezettségek, tehát egy szóbeli és egy írásbeli megoldásnak minimum lennie kell – tette hozzá.
Kulcsfontosságú elem a bejelentők védelme
Bognár Alexandra szerint ha valaki a személyes bejelentést választja, akkor az adott cégnél a bejelentések fogadására kijelölt szervezeti egységhez (például a HR-osztályhoz) tud fordulni és a megilleti a jóhiszemű bejelentéssel járó védelem.
Tehát, például nem lehet retorziót alkalmazni a bejelentővel szemben pusztán azért, mert bejelentést tett.
Ám arról szó sincs, hogy az egész HR-osztálynak kell végighallgatnia a bejelentést vagy később foglalkoznia az ügyével. A törvény óvatosan fogalmaz azzal kapcsolatosan, hogy egy-egy bejelentést hányan ismerhetnek meg, ezért javasolt, hogy egy vagy két munkatárs bőven elég erre a feladatra, ha házon belül kezelik a bejelentéseket, és ők is olyan személyek legyenek, akik ténylegesen a bejelentések kivizsgálását intézik.
Természetesen anonim módon, vagy bejelentővédelmi ügyvéden, külső szolgáltatón keresztül is megtehető a bejelentés. Ám mindenképp van egy kulcsfontosságú elem, ez pedig a bejelentők védelme. A védelem maximális szintjét jelenti, amikor a bejelentés anonimizálásra kerül (például eleve a rendszer által).
Az is erősíti ezt a védelmet, hogy a jogalkotó döntése szerint a visszaélés-bejelentés miatti hátrányos intézkedés megtétele, vagy a visszaélés-bejelentés akadályozása, illetve akadályozásának megkísérlése szabálysértésnek minősül.
Így például a vizsgáló nem lehet olyan személy, aki érintett a bejelentés szerinti cselekménnyel vagy kötődik ahhoz az illetékeshez, aki az ügyben gyanúba keveredett.
A személyes adatok védelme
Miután beérkezik egy bejelentés, a rendszer működtetőjének a beérkezés visszaigazolásában tájékoztatnia kell a bejelentőt arról, hogy miképp védik a személyes adatait. Ezek az adatok egyébként szűk körben, csak a bejelentés kivizsgálása és orvoslása céljából kezelhetők (minden mást törölni kell), és kizárólag a kivizsgálásában résztvevő bejelentővédelmi ügyvédnek, illetve külső cégnek lehet továbbítani őket.
Éppen ezért a bejelentési rendszert eleve úgy kell kialakítani, hogy a bejelentők személyes adatainak védelme megvalósuljon.
Ez az, ami nem bejelentővédelem
Bognár Alexandra kiemelte: az adatvédelmi szabályokat is figyelembe véve nem felelnek meg ennek a célnak bizonyos megoldások.
Például a munkahelyi közös konyhában elhelyezett, bárki által kinyitható panaszdoboz, vagy egy olyan e-mail fiók, amelyhez több, a kivizsgálásban részt nem vevő munkavállaló is hozzáférhet.
Nem szerencsés az sem, ha például a beérkező panaszok átmennek a recepción, vagy olyan személyek tudomására jutnak, akik nem vesznek részt a kivizsgálás lefolytatásában vagy a visszaélés orvoslásában.
Az adatvédelmi szabályok betartására azért is kell fokozottan figyelnie a cégeknek, illetve más rendszerműködtetőknek, mert azok megszegése akár hatósági bírság kiszabásához is vezethet.
A bejelentés kivizsgálása
Egy-egy bejelentést követően a visszaélés-bejelentő rendszer üzemeltetőjénél két határidő is elindul: egy rövid, hétnapos határidő arra, hogy a bejelentő kapjon egy megerősítést arról, hogy a bejelentését a cég megkapta. Ez az írásban tett bejelentésekre vonatkozik, hiszen a szóban tett bejelentésnél ez értelemszerű.
A másik határidő a bejelentés érdemi kivizsgálására vonatkozik, ahol a cégeknek főszabály szerint harminc napjuk van erre. A vizsgálat maga interjúztatást, adatbegyűjtést és adatelemzést jelent. Tényfeltáró, vagy konfrontatív interjút általában az érintettekkel, az esetlegesen információval rendelkező személyekkel, illetve magával a bejelentővel érdemes lefolytatni.
A panasztörvény gyakorlatilag bármely jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmény vagy mulasztás bejelentését lehetővé teszi, kezdve például közbeszerzési eljárások során tapasztalt visszaéléstől, a szakmai titoktartás elmulasztásán át, egészen a fogyasztóvédelmi vagy környezetvédelmi szabálysértésekig – írta meg korábban az Economx.
Mellőzött, alaptalan és megalapozott bejelentés
Ha a bejelentést teljes mértékben azonosíthatatlan személy tette, tehát még az sem derül ki, hogy egyáltalán jogosult-e bejelentést tenni, az ilyen bejelentés kivizsgálása mellőzhető. A bejelentőnek ebben az esetben arról kell visszajelzést adni, hogy a bejelentés kivizsgálását miért mellőzte a cég.
Ha a bejelentés kivizsgálásra kerül, akkor pedig kétféle eredmény lehet: a bejelentés alaptalan vagy alapos (megalapozott) volt. A bejelentőnek mindkét esetben visszajelzést kell adni erről és tájékoztatni, hogy a bejelentés alapján miért történt vagy nem történt intézkedés.
Ha megalapozott volt a bejelentés, akkor a cégeknél többféle tennivaló, sőt kötelezettség is lehet. Az is elképzelhető, a munkajog körén kívül esik az ügy, és például egy zaklatási ügyben a cégnek kötelező büntetőfeljelentést tennie – hangsúlyozta végezetül Bognár Alexandra.