A nagyvállalatoknak július 24.-re, a kkv-knak december 17.-re kell élesíteniük a belső visszaélés-bejelentő rendszereiket, amelyről az újonnan elfogadott Panasztörvény rendelkezik. A honatyák által megszavazott és a Magyar Közlönyben már közzétett jogszabály a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szól, és a magyar vállalkozások döntő többségének vadonatúj kötelezettségeket ír elő. A KPMG szakértőinek segítségével mutatjuk, mire érdemes figyelni a rendszer jogszerű működtetéséhez.

A Panasztörvény a legalább 50 fős vállalatokat érinti, illetve azokat a szervezeteket, amelyek – létszámtól függetlenül – a pénzmosás elleni törvény hatálya alá tartoznak, például a pénzügyi szolgáltatók, hitelintézetek, ügyvédi vagy könyvelő irodák.

Továbbá mindazon kereskedelmi cégeket, amelyek a tevékenyégük során 3 millió forint, vagy annál nagyobb összegű készpénzt is elfogadnak.

Anonim módon figyel a „Nagy Testvér”

A cégek idén élesedő, visszaélés-bejelentési rendszerén keresztül alapvetően bárki jelezheti észrevételeit, ha valamilyen jogellenes cselekményt, mulasztást tapasztal az adott vállalkozásnál – a bejelentő lehet akár a munkavállaló, a szerződéses partner vagy az ügyfél.

Fontos szempont: a panaszosoknak nem kell tartaniuk attól, hogy kiderül, ki „árulkodott” a vélelmezett jogsértés miatt, mert a rendszert úgy kell létrehozni, hogy teljesen anonim módon lehessen megtenni az észrevételt, és később se derüljön ki a bejelentő személye.

A bejelentők személyazonosságát nem fedhetik fel és a vezetőknek teljesen egyértelművé kell tenniük, hogy semmilyen retorzió nem érheti azt, aki bejelentést tesz. Emellett a rendszer használata semmilyen összefüggésben nem lehet a vállalatnál alkalmazott teljesítményértékelő rendszerrel

– hívta fel a figyelmet Kemény Kornél, a KPMG szakértője.

Bírósághoz fordulhat, akit kirúgnak

Rámutatott, a törvény nagy hangsúlyt fektet a bejelentő védelmére, akit például a jogszerű panasztétel következtében nem lehet azzal a tipikus retorzióval büntetni, hogy megszűntetik a munkaviszonyát.

Amennyiben mégis kirúgják a panaszos alkalmazottat, joga van bírósághoz fordulni, egyúttal mentesül a titoktartási kötelezettségek alól.

Utóbbi felmentést jelent a védett titkok (például üzleti titok, know-how) alapvetően előírt elhallgatása alól abban az esetben, ha azok felfedése a jogszerű bejelentést és a sérelmére elkövetett munkáltatói lépést támasztják alá.

A kommunikáció a kulcs

Mint a szakértő elmondta, a vállalkozásoknak nem csak a közeli határidő miatt, hanem azért is érdemes már most elkezdeni a felkészülést, mert a visszaélés-bejelentő rendszer bevezetése számos részfeladattal jár. Például több olyan szervezési, jogi, informatikai része van, amelyek alapos megismerése és oktatása a cégen belül elengedhetetlen a hatékony működéshez.

A rendszer integrálása a vállalati kultúrába úgy oldható meg eredményesen, ha annak létezésére és működésére rendszeresen felhívják a figyelmet, a jogszerű használatát pedig tréningeken oktatják, kommunikálnak a tudnivalókról

– fűzte hozzá.

Kötelező a pártatlanság

Nem hevernek majd parlagon a rendszerbe érkezett bejelentések, ugyanis az előírás szerint kötelező lesz azokat kivizsgálni, de kizárólag úgy, hogy az ellenőrzés csak pártatlan lehet. Ugyan a jogszabály arra külön nem tér ki, hogy pontosan mit jelent a pártatlanság követelménye, és annak mik a jól azonosítható kritériumai, azonban az alapelv szerint a panasz kivizsgálása csak elfogulatlanul és objektív módon történhet.

Így például a vizsgáló nem lehet olyan személy, aki érintett a bejelentés szerinti cselekménnyel vagy kötődik ahhoz az illetékeshez, aki az ügyben gyanúba keveredett. Házon belül a rendszer jogszerű működtetéséhez egy külön szervezeti egységet kell létrehozni, amely költségekkel jár és nagy hangsúlyt kell fektessen a pártatlanság garantálására.

„A bejelentővédelmi rendszer hatékony működését megkérdőjelezné a pártatlanság hiánya. Amennyiben viszont kiszervezik az ellenőrzés folyamatát, a külső megbízott pártatlansága mellett az összeférhetetlenségi szabályokat is figyelembe kell venni” – mutatott rá Kemény Kornél.

A meglévő rendszert is át kell szabni

Nem dőlhetnek hátra az új szisztéma alkalmazására kötelezett cégek akkor sem, ha már rendelkeznek hasonló, panaszkezelő megoldásokkal.

Akkor is meg kell vizsgálni az új szabályoknak való megfelelést, ha egy vállalkozásnál már létezik visszaélés-bejelentő rendszer.

„Egyáltalán nem kizárt, hogy a folyamatot vagy az alkalmazott dokumentációt, a tájékoztatókat hozzá kell igazítani az új Panasztörvényhez” – jelezte Takács Nóra.

A KPMG szakértője szerint érdemes figyelni például arra, hogy az írásbeli és szóbeli bejelentés lehetősége biztosított-e, vagy teljesülnek-e a pártatlan kivizsgálással kapcsolatos feltételek.

A nagyoknak több a feladata

Arra is figyelmeztettek, hogy különbség van a szervezetek feladatai között a felkészülésben.

A rendszer élesítésével december közepéig kötelezett kis- és középvállalkozások közösen is üzemeltethetnek visszaélésbejelentő rendszert, amennyiben figyelemmel vannak a különböző országok eltérő nemzeti szabályaira is.

  • A nagyobb cégeknél viszont – amelyek július második felére kell felkészüljenek, – önálló bejelentő felületeket kell létrehozni.
  • Ezekhez saját eljárási szabályzatokra és saját szervezeti egységekre vagy kiszervezett megbízottra (például bejelentővédelmi ügyvédre) lesz szükségük.

Új státusz a bejelentővédelmi ügyvéd, aki lehet olyan külsős, jogi szakember, akit megbíznak azzal, hogy kezelje a teljes visszaélésjelző folyamatot. Ilyen esetben a beérkező anonim panaszt az ügyvéd továbbítja a megbízója felé, miközben mindvégig titoktartásra kötelezett a bejelentő személyazonosságát illetően.

(Szerző: Thurzó Katalin)