A számítógéppel támogatott létesítménygazdálkodás, létesítményüzemeltetés (Computer Aided Facility Management - CAFM) első hallásra, valljuk be, nem tartozik a fantáziát leginkább beindító fogalmak közé, de ha segítségével egy akár ezres nagyságrendű ingatlanportfólió is könnyen átláthatóvá válik; ha általa naprakészen tudható, hogy a vállalat ingatlanvagyonából "mi hol van, illetve hol mi van", mennyi pénzt visz és mennyit hoz - mindjárt sokkal izgalmasabban hangzik.

Ha egy ingatlan életében és működésénél képesek vagyunk mérni minden mérhetőt és a kapott adatokat digitalizáljuk, olyan lehetőséghez jutunk, amivel bármikor, bármilyen összehasonlításra, elemzésre, beavatkozásra stratégiaalkotásra képesek vagyunk - vezet be a digitalizált létesítménygazdálkodás világába Zborovján Gábor, a CAFM megoldást kínáló T-Systems Magyarország Zrt. szakértője. Ha minderre egy vállalat a saját ingatlanvagyonára szabott szoftvert alkalmaz, nem von el energiákat a fő tevékenységéről, így nem csak az ingatlanokkal gazdálkodik jobban és üzemelteti azokat hatékonyabban, de üzleti tevékenységében is sikeresebb, mert erőforrásait teljes mértékben a fő céljára koncentrálhatja - hangsúlyozza a szakértő.

Kapcsolódó

A digitalizált létesítménygazdálkodás - és üzemeltetés jelentősége egy átlagos, egy lakást működtető háztartásnál jelentkező feladatokból kiindulva is modellezhető: ha egyetlen rendszerben látjuk a várható, beérkezett és kifizetendő számlákat, a háztartási eszközök garanciális idejét, ezen a rendszeren keresztül intézhetünk minden szerelést és karbantartást, akkor jelentős időt, energiát és pénzt takaríthatunk meg.

Ha ezt az egy ingatlant, illetve létesítmény állományt megsokszorozzuk - saját ügyfeleink közül van akinek több ezerre is rúg az üzemeltetett létesítmények száma -, könnyen belátható, hogy több tíz- vagy az állomány méretétől függően százmilliós nagyságrendre rúg a kockán forgó összegek mértéke, attól függően, hogy a működtetéssel foglalkozó menedzsernek mennyire sikerül uralnia a az ingatlanok működtetéséből származó információdömpinget és kiválasztani a friss, releváns és valid adatokat a döntéshozatalhoz - magyarázza Zborovján Gábor.

A T-Systems Magyarország rendszerintegrátorként támogatja ügyfeleit abban, hogy termék- szolgáltatás- vagy üzletspecifikusan tudják beleilleszteni rendszereikbe a digitális ingatlanmenedzsment megoldást, akár olyan formában is, hogy megőriznek bizonyos, már most használatban lévő folyamatokat. A vállalat széles körű iparági tapasztalatai hasznosak abban, hogy különböző szegmensben bevált fejlesztéseket hasznosítsanak egy-egy speciálisan felmerülő igény esetén.

Tervezhető energetikai költségek

A létesítménygazdálkodás során az energetika terén érhető el a leglátványosabb eredmény a mérési lehetőségek maximális kihasználásával és az eszközök szabályozásával, a rendszerek optimalizálásával. Ha az épületben mindig csak ott használunk energiát, ahol szükséges és annyit, amennyi elengedhetetlen, okosmérőket szerelünk fel, amelyek akár riasztást is küldhetnek, ha a szokásostól eltérő használatot érzékelnek, akkor tervezhetővé válnak és alacsonyabb szinten lesznek az energetikai és üzemeltetési költségek.

De más téren is meggyőző átalakulást hoz a digitalizált létesítménygazdálkodás alkalmazása. Egyes folyamatok végére például több kilónyi irat keletkezhet a jogszabályi előírásokon túl kötelező, papír alapú dokumentumok mellett. A digitalizálással el lehet jutni oda, hogy ezt a mennyiséget jelentősen csökkentsük és bizonyos folyamatok esetén akár egyetlen papírlapra redukáljuk,ami fenntarthatósági és költség oldalról is jelentős előrelépés.

Sokat hoz a CAFM megoldás azoknál a vállalatoknál, ahol a gyűjtött és elemzett adatoknak köszönhetően kimutathatóvá válik, hogy az ingatlanállomány bizonyos százaléka bérbeadási céllal felszabadítható. A CAFM segítségével könnyen előállítható a kihasználtsággal kapcsolatos összes mutató - közte az egy dolgozóra jutó terület nagysága, vagy a különböző feladatok, divíziók területigénye. Ha egy több százezer négyzetméteres területnek csak egy százalékát sikerül üzletileg hasznosítani, az máris jelentős tétel a bevételi oldalon. Ugyanígy optimalizálható a meglévő bérlők szerződéseinek pontos nyomon követése, a lejáratok figyelemmel kísérése, hogy a kieső bevétel minimalizálása érdekében mielőbb be lehessen avatkozni.

Nyomon követhető a gépek aktuális műszaki állapota

A létesítményüzemeltetés egyik kulcspontja a karbantartás. Egy CAFM rendszerben a létesítmény összes gépe, berendezése, eszköze, tárgya szerepel műszaki paramétereivel és a szükséges felülvizsgálati időkkel együtt. Meghibásodásuk esetén már automatikusan generálódik a munkalap a karbantartók felé, akik a hiba pontos ismeretében érkeznek annak elhárítására. A bejelentő rendszer figyelmeztet az elvégzendő feladatokra is, és rögzíti, ha ezek elmaradnak. Nincs meglepetés, időveszteség, mindenről pontosan tudható, hogy éppen milyen az aktuális műszaki állapota, így előre fel lehet készülni egy nagyobb szervizre, a szükséges pótlásokra, cserékre, a folyamat kontroll alatt tartható, tervezhető, gyors és hatékony - részletezi Zborovján Gábor a rendszer működését.

A CAFM megoldás használatával kimutatható megtakarítás csak a rendszer alkalmazásának egyik előnye, de legalább ilyen fontos, hogy az olajozottabb működés a vállalat egészére jótékonyan hat, ezáltal maga az üzleti tevékenység is hatékonyabban, sikeresebben, végső soron több bevételt produkálóan végezhető.

A folyamat

A létesítménygazdálkodási rendszert minden esetben a megrendelő ügyfél igényeire szabják, a pontos igények megismeréséhez szükséges felmérés hónapokat vesz igénybe, ezalatt megismerik a vállalatnál, szervezetnél zajló folyamatokat, a rendszerrel kapcsolatos elvárásokat. Maga a rendszer bevezetése is több hónapos munka, így a teszteléssel, az oktatással és az implementálással együtt mintegy egy éves időszakot vesz igénybe a T-Systems CAFM rendszerére való átállás.

Bevezetése után a T-Systems biztosítja az üzemeltetést és folyamatos konzultációval a rendszer támogatását. A szakember szerint a CAFM-re való átállás költségei gyorsan megtérülnek a hatékonyabb üzemeltetés eredményeként, emellett legalább ilyen fontos, hogy az az eddig a létesítmények működtetésére eddig lekötött energiák a vállalat, vagy szervezet fő tevékenységére irányulhatnak és tehetik azt eredményesebbé. Az eddigi tapasztalatok azt mutatják,
kiemelkedő eredményt hoz a több ingatlant felügyelő, működtető vállalatoknál, szervezeteknél, önkormányzatoknál.

Cikkünk a T-Systems szakmai együttműködésével készült.