A dolgozói innovációk becsatornázásának leghatékonyabb módszerét olyan rendszerek jelentik, amelyeken keresztül adott esetben a világon bárhonnan, a hét minden napján hozzáférhetőek az ötletek, amelyeket független testületek értékelnek ki - mondta lapunknak Markus Hilken, az SAP Hungary Kft. támogatási igazgatója. Az ötletmenedzsment kézzelfogható megtakarítást hoz a cégeknek, igazán azonban akkor hatásos, ha a dolgozó anyagilag is részesedik ebből - hangsúlyozta Hilken. A jutalmazásra általában valamiféle sávos rendszert alkalmaznak a vállalatok, a kisebb értékű ajándéktárgyak és elismerések hamar kiölhetik az ötletelés motivációját a dolgozókból. Hilken szerint a motivációt tovább növelheti, hogy az innovációk beküldése lehetőséget ad a dolgozónak arra, hogy kipróbálják magukat más területeken is, a hagyományos vállalati struktúrával szemben így saját munkakörén túli területek hatékonyságába is beleszólhat. Az ötletmenedzsment legnagyobb lehetőségei az igazgató szerint azon ágazatokban jelennek meg, ahol sokrétű termelés vagy gyártás folyik. A beérkező ötleteket minden esetben pártatlanul kell kiértékelni, emellett azt is biztosítani kell, hogy a jutalmazás alapját is jelentő megtakarítási kalkuláció valós legyen. A tapasztalatok szerint a leginnovatívabb ötletek a munkafolyamatokhoz legközelebb álló emberektől származnak. Az SAP 2001-ben indította el hivatalos ötletmenedzsment-mozgalmát, amely gyűjti és értékeli a dolgozói ötleteket. Nemzetközi szinten a szoftvercég egyik legnagyobb megtakarítását egy olyan dolgozói ötlet hozta, amelynek alapján az elektronikus levelekben előírásszerűen szerepeltetett információk egyéni frissítése helyett egy központi hivatkozás segítségével illesztik azokat az e-mailekbe. A több mint hétszázezer eurós megtakarítás abból adódott, hogy ezáltal a cégen kívülre e-mailt küldő dolgozóknak nem kell minden egyes változáskor átlagosan 5 másodpercet a módosítással tölteni munkaidejéből. Egy másik példa Hilken szerint az SAP telekocsirendszere: a munkatársak egy belső fórumon szervezhetik meg közös munkába járásukat az autók jobb kihasználtsága érdekében. Az SAP magyarországi részlegéből indult "liftmentes órák" programja pedig azon a felismerésen alapul, hogy napközben vagy hétvégén elegendő kettő helyett egy felvonót működtetni az irodaházban, ezzel megtakarítva az áramköltségek egy részét. Magyarországon is nagy sikere volt a nyomtatásmentes napok intézményének az igazgató szerint, a spórolást itt az jelenti, hogy csak a valóban okvetlenül szükséges dokumentumokat nyomtatják ki a vállalat világszerte 50 ezer embert foglalkoztató irodáiban. Hilken úgy véli, a legcélszerűbb egy olyan egységet létrehozni az ötletek értékelésére, amely a vállalaton belüli egy-egy terület szakértőiből áll. Az SAP-nál például harminc ember minősíti a beküldött újításokat - bérük és az ötletgyűjtő portál üzemeltetése azonban több száz százalékos megtérülést mutat az igazgató szerint. Az ötletmenedzsment-portál lehetővé teszi annak lekérdezését is, hogy egy adott témában korábban milyen kezdeményezéseket nyújtottak be, így megelőzhetők az esetleges átfedések.