Egy-egy rosszul időzített szabadsággal, nem átgondolt helyettesítéssel, olyan problémák is felmerülhetnek, melynek következményei az üzleti teljesítményre is kihathatnak. A felelősség elsősorban a vezetőké - így látja Simonyiné Tóth Judit, a Simonyi & Tóth Személyzeti Tanácsadó Iroda vezetője, aki szerint minden cégvezetőnek kell legyen átgondolt terve a kollégák szabadságolásával kapcsolatban.

A legfontosabb vezetői feladat, hogy legyenek tiszták a szabadságra vonatkozó szabályok, utasítások - és figyelembe kell venni a Munka törvénykönyve szabályozását is. Vagyis, hogy minden dolgozó tudja, mikor, hogyan, kinek kell lejelenteni szabadsági igényét, kivel kell megbeszélnie és megszerveznie a helyettesítést. Ha ebben nem egyértelmű a vezetés, nem világosak a szabályok, könnyen kialakulnak félreértések, nehezen kezelhető helyzetek, amelyek feszültséghez vezetnek, rosszabb esetben veszélyeztetik a működést" - mondta a hr-szakember.

Sokszor a dolgozók is tehetnek arról, ha a nyári időszakban feszültség alakul ki a szabadságok egyeztetése körül. Van persze olyan vészforgatókönyv, amikor önhibánkon kívül meg kell szakítanunk a szabadságunkat, de nagyon megalapozott indok kell ehhez, és kártérítési kötelezettség is terheli a munkaadót, ha visszahív minket - mondta Simonyiné Tóth Judit, aki szerint gyakoribb eset, amikor a munkavállalón múlik mindez, és a dolgozók csak magukat okolhatják, ha a tengerparton napozva kell fogadni a kollégáik stresszes telefonjait.

Mindezt a leggyakrabban azért, mert rosszul szerveztük meg a helyettesítésünket, nem szóltunk jó előre, hogy mikor megyünk nyaralni, vagy utolsó pillanatra hagytuk a határidős feladatokat.

Így alakítható ki a szabadságolási stratégia:

  • Szabadság tábla: megtervezhetünk egy konkrét szabadságolási folyamatot is például úgy, hogy minden év elején készítünk egy ütemtervet, amelybe minden kolléga beírhatja a tervezett dátumokat, és össze is egyeztetheti azokat a többi kollégával.
  • Tegyük egyértelművé az elvárásokat, és készítsünk szabadság-kézikönyvet: egy olyan iránymutatást, amely tartalmazza azt, hogyan állítsuk be a "szabadságra mentem" automatikus válaszüzenetet, a levél kötelező elemeit; egy átadás-átvételi formanyomtatványt a folyó ügyekről státuszjelentéssel, a szükséges elérhetőségekkel, mely területeken ki-kit helyettesíthet vagy kik azok a kollégák, akik egyszerre nem mehetnek szabadságra.
  • Kötelező szabadság: egyszerű, de szigorú megoldás, ha a vezetőként kiadjuk, hogy minden kollégának kötelező például július közepétől augusztus végéig kivennie a nyári szabadságot. Ez nem minden vállalat esetében valósítható meg.
  • Határozzuk meg kik nem mehetnek egyszerre szabadságra: figyeljünk arra, hogy mindig hasonló munkakörben foglalkoztatott alkalmazott végezze el a szabadságon lévő kolléga feladatait.
  • Ügyeleti rendszer bevezetése: ha előre tudható, hogy csendesebb időszak elé néz a cég, vagy a szezonalitás lehetővé teszi, akkor az ügyeleti rendszerben való működés is megoldás lehet.
  • Hozzunk be ideiglenes pluszkapacitást nyárra: időzítsük a gyakornoki programjainkat nyárra. Ez persze nem oldja meg a gyakorlott kollégák helyettesítését de számos adminisztratív és egyszerűbb feladatot elvégezhet egy időben a felvett és betanított gyakornok is.
  • Munkaerő-kölcsönzés: bizonyos pozíciókban helyettesítsünk külső munkaerővel, stratégiaszerűen készüljünk fel előre a nyári munkaerő-kölcsönzésre.
  • Gondolkodjunk előre: év közben is tartsunk meetingeket, ahol a kollégák megbeszélhetik, épp min dolgoznak, így mindenki naprakész lesz a másik munkáját illetően.
  • Tervezzük meg és kivitelezzük az átadás folyamatát.