A 3.0-ás verzióra történő átállás egyúttal lehetővé teszi, hogy a NAV - a személyijövedelemadó-bevallásokhoz hasonlóan - az áfabevallásokat is kiajánlja az adózóknak, amelyet a Pénzügyminisztérium már évek óta tervezett bevezetni, ugyanis a kibővült adatszolgáltatás miatt gyakorlatilag valamennyi, a magyar számlázási szabályok alapján kiállított számla adata a NAV rendelkezésére fog állni.
A NAV felé beküldendő sémában minden - a jogszabály által előírt - kötelező számlaadat megjeleníthető, amitől az xml már számlának minősülhet. Továbbá az új sémában a kötelező adatokon felül szerepeltethetőek olyan kereskedelmi adatok is, amelyeket eddig nem lehetett standard módon feltüntetni. Miután a számlák adattartalmát az online számla adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése során - a vevő által is lekérdezhető módon - teljeskörűen bejelentik, így tulajdonképpen nincs értelme postán küldözgetni a kiállított számlákat, a számlázás megoldható lesz elektronikusan, online módon.
Behozza az adókiesést
Az online számla adatszolgáltatással elektronikusan, egy füst alatt eleget tehetnek a társaságok az adatszolgáltatási kötelezettségüknek és a számlakiállításnak is. A 3.0-ás rendszerben a kiállító jelölheti egy külön mezőben, hogy az adott xml fájl már nemcsak a NAV felé történő riportálást jelenti, hanem egyúttal a vevő részére kiállított elektronikus számlának is tekintendő, így a vevő is regisztrálhatja, hogy kapott egy számlát.
Az új rendszer bevezetésével várhatóan széles körben elindul a társaságok közötti elektronikus számlázás, amely egyúttal tisztulást is eredményezhet a magyar kkv-szektorban. 2012-ben a központi költségvetés számára 22 százalékos kiesést jelentett az úgynevezett áfarés, azaz a potenciálisan beszedhető, és a ténylegesen beszedett áfa közötti különbség, ami 2019-re ugyan lement körülbelül 7 százalékra, de még így is nagyjából 400 milliárd forint áfabevételtől eshet el az állam 2020-ban, ha a költségvetési kereteket nézzük, ez az elektronikus számlázás térnyerésével jelentősen javulhat.
Európában egyedülálló
A NAV az online számla adatszolgáltatási kötelezettséggel egy teljesen ingyenes elektronikus számlázási platformot üzemeltet, amit amúgy kötelező az adóalanyoknak használni. Aki elmulasztja az adatszolgáltatást, számlánként akár 500 ezer forintos bírságra is büntethető.
- Ebben az a nagyszerű, hogy eddig a bejött papír alapú számlát manuálisan kellett rögzíteni, most viszont egy az egyben, elektronikusan rögzíthető a cég könyvelésében - mondta Farkas.
Egy alkalmazott átlagosan 4 percet tölt el egy számla adatainak rögzítésével, vagyis 600 számlánként egy teljes heti munkaidő megspórolható, ha minden eleve elektronikus. Mostanra már amúgy is preferált az adminisztratív feladatok - lehetőség szerinti - automatizálása, az elektronikus számlázás erre is egy fontos megoldás lehet.
A járványhelyzet alatt továbbá kritikussá vált az is, hogy nem volt munkaerő az irodában, aki kiállíthatta, vagy a bejövő számlát lekönyvelhette volna. Erre a helyzetre is megoldást nyújt a NAV ezzel a teljesen ingyenes platformmal.
Farkas elmondása szerint az elektronikus számlázás jelentős költségcsökkenést is hozhat a vállalatoknak. Átlagosan 700 forintba kerül jelenleg egy számla kiállítása és levélként történő eljuttatása, ami az elektronikus számlázással ingyenessé válik, és sokkal pontosabbak lesznek az adatok is. A papír alapú, manuálisan kiállított számlák esetén gyakoriak a számlán pontatlanul vagy hibásan szereplő adatok, amely pontatlanságok, illetve hibák bírságot is eredményezhetnek.
Túl kell esni az integráción
A nagy cégeknek kevésbé lesz segítségére a 3.0 alapján kiajánlott áfabevallás, az ő esetükben ugyanis annyira komplex az ügyvitel, hogy egy NAV által kiajánlott áfabevallás csak az ügyleteik kisebb részét fedi majd le. Viszont a kkv-szektorban, ahol egyszerűbb az ügyvitel, a könyvelőknek nagyon nagy segítséget jelenthet a kiajánlott áfabevallás. A könyvelő eleve hiányszakma, véges a kapacitás, és az új rendszer munkaórákat szabadíthat fel.
A 3.0-ás rendszerre történő átállás a kkv-knak szintén könnyebb lesz. A piacon néhány tízezer forintért elérhetőek olyan számlázási rendszerek, amikkel eleget lehet tenni az új kötelezettségeknek, vagy használható közvetlenül a NAV számlázórendszere is. Egy átlagos kkv 50-60 számlát állít ki egy hónapban, az ő esetükben ez egy egyszerűbb feladat.
Egy multi jellemzően globálisan integrált rendszert használ, ami azt jelenti, hogy mindig mindenki rá tud nézni Budapestről például a brazil számokra, és viszont. Ennek a rendszernek ugyanaz az előnye, mint a hátránya. Ha valaki integrálni akarná a meglévő globális könyvelőrendszerébe a magyar 3.0-át, az egy meglehetősen bonyolult feladat lenne. A magyar egy nagyon kis piac, viszont egy ilyen integrációnak is lehet százmilliós költsége, és egy ilyen helyi rendszer fejlesztésének lehetnek különböző informatikai következményei a globális rendszer minden pontján.
Egy multi tehát valószínűleg ritkán lesz hajlandó hozzányúlni a nemzetközi rendszerhez csak azért, hogy a magyar szabályoknak megfeleljen. Ilyenkor megoldást jelenthet egy olyan szoftver, ami a könyvelőrendszer mellett működik, kinyerve abból a szükséges adatokat. A különböző, adatátvitelt megoldó szoftvereknek kifejezetten komoly piaca lett már az ilyen változások miatt Magyarországon. Ez a multicégeknek sokkal olcsóbb megoldást nyújt, mint a saját globális rendszer fejlesztése, viszont hátránya, hogy több rendszert kell egyidejűleg kezelni.