A távmunka villámcsapásszerű bevezetésével gyorsan a feje tetejére áll a korábban bejáratott vállalati navigációs-motivációs-kommunikációs rendszer. Vége a kényelmes életnek, felejtsük el a komfortzónánkat, távolról mit sem érnek az eddig jól működő technikák.

Agyő, körbejáró menedzsment (management by walking around), legfeljebb a kanapé körül mászkálhatunk. Bizalmat ébresztő és megnyerő nonverbális kommunikáció? Semmi hasznát nem vesszük emailek írásakor. Nyitott ajtó elve? Azon most legfeljebb a kétéves fiunk rongyol be (bár felülmúlhatatlan öröm, ha sikerül közösen és időben megtalálni a bilit). Egységes, inspiráló irodai környezet? Helyette az egyedülállók nyugodt, de őrjítően magányos és kísértésekkel (közösségi média, videojátékok, Netflix) teli miliője. Ha nem ez, akkor pedig embert próbáló családi rutinfolyamatok, folyamatos figyelemigényű gyerekkel, házastárssal.

Így bizony teljesen nulláról kell újratervezni a vezetői eszköztárt, a napi kommunikációt, a lelkesítést, mindent.

Első lépések

Poroljuk le a meglévő, eddig esetleg nem használt megoldásokat, amelyek irodai csapatmunkához ritkán kellenek, a távmunkához viszont alapeszközök. Sőt, teszteljük is őket, hogy ne élesben ügyetlenkedjünk velük - íme, néhány példa:

  • screen-sharing, azaz számítógépünk képernyőjének online megosztása (például online prezentációhoz);
  • videokonferencia funkcionalitásai (elnémítás, megjelenítés mobilon/laptopon, hány embert látunk, újracsatlakozás megszakadás esetén, hangminőség fejhallgatóval és kihangosítva);
  • chates alkalmazásunk lehetőségei (hogy működik a csoportos chat, hogyan tudunk fájlt megosztani).

Újraismerkedés

A munkatársaink nem csupán izoláltak, hanem teljesen új munkakörnyezetbe csöppentek, amelyről nekik éppúgy nincs fogalmuk eleinte, mint nekünk. Próbáljunk hát minél többet megtudni az általuk preferált otthoni rutinról: korán kelőről vagy éjszakai bagolyról van szó, aki az egyben lehúzott munkanapot vagy a megszakításokkal tarkítottat preferálja. Sikerült-e jól kialakítania az új munkahelyét, esetleg  kell-e segítenünk, például céges hardver kölcsönadásával.

Nálunk több monitor és számítógép vonult "albérletbe", de irodai széket is vittek haza kollégák. Szerencsés tudni, hogy az illető egyedülálló vagy családos, hiszen míg előbbi esetben inkább a magány enyhítésére és erősebb motivációra lehet szükség, utóbbi a munkaidőnél kívánhat meg nagyobb rugalmasságot. És érdemes kitérni az új életvitelt és munkamódszert leginkább hátráltató tényezőkre is: arra, hogy mi okozza a legnagyobb nehézséget: a reggeli indítás; a sok figyelemelterelő kísértés; esetleg a kötelező családi elfoglaltságok?

Az irodai környezetben szinte kitapintható vállalati kultúra számtalan előnnyel jár: egységes irányba tereli a viselkedést, megkönnyíti a kommunikációt, erősíti a csapatszellemet, javítja a munkamorált. A távolléttel jobban kihangsúlyozódik az egyéniség, kiütköznek a személyiségbeli különbségek, amelyekre sokkal élesebben kell odafigyelnünk. Egyáltalán nem mindegy például, hogy a munkatársunk introvertált vagy extrovertált, hiszen ez behatárolja, mennyire építhető bizalom a magánszféra iránti érdeklődéssel. Ahogyan az sem mellékes, hogy szóban vagy írásban kommunikál szívesebben, képes-e jegyzetelni vagy elsőre megjegyzi az elmondottakat.

Jó tisztában lenni azzal, hogy a kollégánk milyen kommunikációs formát részesít előnyben, hiszen előfordulhat, hogy szíve szerint inkább mellőzné a videohívást. Végezetül multinacionális csapat esetében nem elhanyagolható a nyelvtudás szintje sem - lehet, hogy nem ez a jó időpont  valakit a mély vízbe dobni, azaz bekapcsolni egy nemzetközi videokonferenciába.

Költözés a kibertérbe

Ha megvan a kényelmes és közvetlen hangulatú kommunikáció, akár tovább is léphetünk, hogy lassan, óvatosan kialakítsuk az eddig működő irodai módszereink online változatát.

Körbejáró menedzsment kiváltására az online chat egész jó megoldás, ha elkerüljük a "mi újság?" kategóriás felszíneskedést. Inkább érdemi kérdéseket tegyünk fel: találtál megoldást a múltkor átbeszélt problémára? Válaszolt már a kedvenc ügyfelünk?

A nyitott ajtóval többé-kevésbé egyenértékű, ha  munkaidőben "zöldek" vagyunk az online chat-en. Természetesen úgy is jelt adhatunk magunkról, ha - akár a szokásosnál valamivel gyakrabban - szakmai cikkeket, releváns híreket osztunk meg a csapattal és őket is efféle proaktivitásra buzdítjuk.

A leginkább kritikus tényező a távmunkában a bizalom: kulcsfontosságú, hogy személyes találkozás hiányában is fennmaradjon mindkét oldalon. Ehhez technikák széles tárháza áll rendelkezésünkre. Nem triviális szakmai kérdésekkel például azt üzenjük az adott munkatársnak, hogy a terület szakértőjének tekintjük. Jó eredményekkel kecsegtet a felhatalmazás, ha a felelősségteljes feladatokhoz kellő önállóságot is adunk, vagy ha úgy irányítjuk a kérdéseinket, hogy ő egyértelműen a projekt főnökének érezhesse magát. Mi magunk is elöl járhatunk a jó példával, hiszen a bizalom kimutatása viszontbizalmat eredményez.

Kiemelten hatékony csapatépítőnek számítanak a konyhai beszélgetések: szervezhetünk videokonferenciás reggeli közös kávézást, szakmai témáknak is helyet biztosítva. Az új generációnál kiváló lehetőség videojátékok csapatban való játszása, a csapatélmény érdekében mikrofonos fejhallgatóval teamchatelve, vagy párhuzamosan, konferenciahívással. Nálunk a szokásos negyedéves csapatsörözések online verziója vált be, ami még jobb, ha kincstári, tehát a cég által finanszírozott alkohollal történik. Ha a videokonferencia létszámkorlátokba ütközne, néhány fős csoportokra is beoszthatjuk a kollégákat, bár ebben az esetben lényegesen komolyabb terhelést kap a "májunk".

Sokaknak azzal is segíthetünk az inspiráló környezet létrehozásában, a dolgozósarok berendezésében, hogy erős, később irodai gépként is működtethető laptopot vásárlunk, vagy kikölcsönözhetővé tesszük az ergonomikus irodai székeket.

Helpdesk és e-HR

A távollét bizony elhomályosítja cégünk gondosan felépített, vonzó márkaértékeit. Emiatt nem elég a kommunikációs módszerek tárát fejleszteni, a tartalmat is bővíteni kell, folyamatosan tudatosítva a kollégákkal, hogy velük és értük vagyunk. Korábban állandóan szem előtt voltunk, otthon viszont nem látnak minket, könnyen hihetik azt, hogy  csak egy kényelmes fotelből dirigálunk.

Az otthoni munkavégzéshez használt kellékek nyomon követése egyénileg, a jó körülmények biztosítása - ahogy már volt róla szó - megkerülhetetlen. Ehhez később és  rendszeresen adhatunk további tippeket, például a távoli elérés minőségének javítására, megoszthatunk releváns cikkeket. Van azonban egy kötelezően betartandó szabály: valódi problémákra kínáljunk valódi megoldásokat, kerüljük a mesterkélt és felszínes köröket.

Rock&kontroll

Totális tévútnak tartom a rabszolgahajcsár jellegű vezetés orwelli megfigyelőrendszereit (kötelezően bekapcsolt kamera mozgás- és arcfelismeréssel), amelyeket - amint arról több ismerősöm is beszámolt - reflexszerűen telepítenek a home office részeként néhány cégnél. Nincs annál mérgezőbb, mint rendőrállamot játszani, mondván: akinek nem tetszik, leléphet, a válság miatt úgyis sorban állnak majd a helyére.

A távmunkához nagyobb szabadság és nagyobb önállóság társul. Ha valaki keményen végigdolgozza a napot, mért ne ugorhatna ki ebéd után sétálni vagy biciklizni egyet? Titkosszolgálati eszközökkel lehetetlen megkülönböztetni az ebéd utáni agyszellőztetést a "nincs-kedvem-dolgozni"-tól. Bár a tapasztaltabb vezetők szabad szemmel is látják az elmaradó teljesítményt, még nekik is kapóra jöhet egy objektív, transzparens, statisztikával támogatott teljesítményértékelési rendszer. Hiszen azt már a germánok is jól tudták, hogy  "Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser". Azaz jó a bizalom, de az ellenőrzés még jobb.

Jövőkép

Egyrészt már pár hét után is látszik, hogy az áhított home office sokszor sok a jóból. A szélsőségesen introvertáltakat leszámítva már mindenkinek hiányzik a napi kávézás, a viccelődés, a rendszeres találkozás a barátokká vált kollégákkal. A videokonferencia jó, de valójában sosem fogja tökéletesen visszaadni a szemtől szembe élményt.

Viszont a helyzet jókora lökést adott a technológiák alkalmazásának, ami még a legmaradibb cégekre is érvényes. Ez pedig a mostani helyzetet túlélők jövőbeli hatékonyságára is jótékonyan hat. Hiszen ha elég heti egy napot bejárni, mert otthon kényelmesebben és boldogabban dolgozunk, akkor extrém esetben az irodabérlet és a benti hardver költségének 80 százalékát meg tudjuk spórolni. Nem beszélve a munkába járással járó környezeti és közlekedési teherről, elvégre ki ne akarna állandóan ennyire üres Budapesten élni? Ki ne akarna ennyire tiszta levegőt?

Szóval ha majd vissza is megyünk, már egy teljesen másik világba érkezünk.

Román Richárd, az Interactive Brokers Hungary ügyvezetője