Az információ- és adatbiztonság megsértése miatt több millió dolláros büntetésekre számíthatnak a cégek, így a nyilvántartások megfelelő kezelése és védelme nemcsak kötelező, de minden eddiginél fontosabb is a cégek számára.

Az adatok mennyisége exponenciálisan nő, és 2025-re globálisan várhatóan eléri a 175 zettabájtot.

A vállalatok számára egyre nagyobb jelentőséggel bír a hatalmas mennyiségű adat hatékony átalakítása és hasznosítása, amelynek kulcsa az egész cégre kiterjedő üzembiztos – az információk gyűjtésének, felhasználásának, tárolásának, majd biztonságos törlésének módjára vonatkozóan átfogó – információs életciklus-kezelési keretrendszer – közölte az Iron Mountain.

Adatbiztonsági kockázatot jelent a távmunka

A digitális átalakulás gyorsulásával terjed a rugalmas helyszíneken – megosztott munkaállomásokon, otthon, kávézókban, szállodákban – végzett munka. A „mobil” alkalmazottak pedig – a legtöbb esetben akaratlanul is – információszivárgási és adatbiztonsági kockázatot jelentenek.

A cégeknek minden hozzáférési pontra és eszközre vonatkozóan újra kell tervezniük az információkhoz való biztonságos hozzáférés irányelveit és eljárásait.

A kezelt tartalomformátumok sokfélesége is exponenciálisan növekszik. A kollaboratív eszközök, alkalmazások és videokonferencia-szoftverek terjedése tovább növeli a meglévő fizikai és digitális nyilvántartások mellett keletkező adatok amúgy is hatalmas mennyiségét. A felelősök száma megsokszorozódott, és minden szereplőnek egyetlen olyan információbiztonsági keretrendszerben kell működnie, amely biztosítja a megfelelést, a védelmet és az átjárhatóságot.

Minden résztvevőnek érdemes együttműködni a hibrid munkamodell folyamatosan változó keretei között, miközben minden folyamat esetében a kockázatkezelés az elsődleges szempont.

Az alkalmazottak – bárhol is dolgozzanak – komoly részt vállalnak a szervezet adatvédelmi incidensek elleni védelmében, ezért képzésük és bevonásuk a megfelelő adatkezelési folyamatokba kritikusabb, mint valaha.

Adatvédelmi szabályozás

Az adatvédelem az elmúlt évtizedben számos országban a szabályozási és jogalkotási információkezelés középpontjában állt: a cégeknek egyre tudatosabban nyomon kell követniük fenntarthatóság terén elért fejlődésüket. A technológiai átalakulással és a klímatudatosság növekedésével párhuzamosan 2023-ban további szabályozások várhatóak.

Az új jogszabályokra való reagáláshoz és az információs rugalmassághoz az adatjavítás figyelembe kell vegye az ESG- és adatvédelmi törvényeket. A vállalkozásoknak óvatosnak kell lenniük az általuk gyűjtött adatokat illetően, hiszen a hozzájárulás vagy jogos üzleti célok nélküli adattárolás GDPR-megfelelési problémákat vethet fel.

A felhőszolgáltatás és MI kihívásai

A hibrid munkahely igényeire válaszul egyre több felhőalapú szolgáltatással találkozunk, és egy több felhőből álló környezetben nehéz nyomon követni az információk terjedését. Az adatmegőrzés és az adatvédelem szempontjából a cégek számára kritikus fontosságú tudni azt, milyen információkat és hol kell tároljon, milyen szabályozás vonatkozik az adatokra, és a szervezeten belül ki férhet azokhoz hozzá.

A világ legtöbb részén a vállalkozások a helyi adatszabályozások szerint működnek, amelyek előírják, hogyan kell gyűjteni, tisztítani, feldolgozni és tárolni az adott ország állampolgárainak vagy lakosainak adatait a határokon belül.

A vállalkozások dönthetnek úgy, hogy az adatokat különböző helyeken tárolják, és azokat – az adatvédelmi törvények betartásával – továbbítják. Erről értesíteniük kell a felhasználókat, és be kell szerezniük a hozzájárulásukat.

A mesterséges intelligencia felhasználható az adatok összesítésére, elemzésére és a legrelevánsabb információk kinyerésére annak érdekében, hogy a vállalkozások meghozhassák az adatszuverenitással kapcsolatos helyes döntéseket. Az MI alkalmazható a személyek azonosítására szolgáló információk elrejtésére a jogosulatlan hozzáférés elől, illetve felhasználható a felesleges adatok azonosítására és törlésére, valamint a megfelelés és az irányítás támogatására is.